Automatização de pagamentos: muitas vantagens para as empresas
Muitos são os desafios que as empresas enfrentam na gestão de pagamentos a receber e a pagar. Uma PME pode, por exemplo, levar semanas a tratar do processamento de uma única fatura. Não é por acaso que, sobretudo com a pandemia e a necessidade de responder a um contexto muito competitivo e de grande pressão sobre as receitas, é cada vez maior o número de empresas que recorre à automatização dos pagamentos para registo de faturas, codificação, revisão, aprovação e execução de pagamentos.
A automatização é o recurso à tecnologia para realizar pagamentos B2B de vendedores e fornecedores, com o mínimo envolvimento humano possível. Consiste na utilização de soluções integradas através das quais as empresas gerem os pagamentos a fornecedores, e a forma como as faturas são recebidas e processadas, com muito menores riscos de incoerências e uma melhor gestão dos fluxos de caixa, por comparação com os métodos manuais.
Permite ainda poupar custos, reduz o risco de fraude e promove uma gestão mais fluida e eficiente de todo o processo, desde a chegada do pedido de um cliente à concretização do pagamento.
O recurso a pagamentos manuais traz várias ineficiências, muito relacionados com a maior probabilidade de erro humano, lentidão dos processos e menor controlo das operações. O resultado podem ser problemas como a duplicação de pagamentos, as fraudes, os atrasos nos pagamentos, um maior consumo de tempo e recursos e a deterioração não só da reputação da marca como das relações com fornecedores e outros stakeholders.
Benefícios do recurso à automatização dos pagamentos
Transparência
O benefício é um processo simplificado de gestão de tesouraria no qual os fluxos de caixa podem ser estimados com precisão, nomeadamente o valor das dívidas pendentes. A solução de automação de pagamentos também facilita a prevenção e identificação de pagamentos duplicados, por exemplo. Para as equipas, nomeadamente de gestão, permite um controlo mais eficaz de todas as operações.
Esta maior transparência também é visível para os fornecedores, que conseguem assim perceber mais facilmente, e em tempo real, o ponto de situação das suas transações com a empresa e sentir-se, durante cada transação comercial, mais informados e esclarecidos.
Visão panorâmica dos fluxos financeiros
O recurso a pagamentos automatizados facilita a obtenção de informação sobre os dados financeiros da empresa que se irão revelar preciosos para fundamentar análises mais avançadas e trabalhar na melhoria de processos. Permite à empresa prever de forma mais precisa o comportamento dos seus fluxos de caixa e ter ferramentas que promovam a otimização da sua posição de caixa.
Redução do risco de fraude
Um sistema de pagamento automatizado ajuda a prevenir a possibilidade de ocorrência de fraudes de pagamento, ao permitir, por exemplo, detetar e sinalizar anomalias e identificar transações suspeitas. Muitas vezes no momento exato em que as mesmas ocorrem.
Maior eficiência
A automatização é sinónimo de maior rapidez e segurança no processamento dos pagamentos. Com isso, a empresa previne a probabilidade de ter de pagar multas aos fornecedores por atrasos nos pagamentos e aproveita eventuais descontos por pagamentos antecipados, reduz a eventualidade de ocorrerem interrupções na cadeia de suprimentos e contribui para uma maior previsibilidade e estabilidade dos fluxos de caixa.
Boa resposta a ganhos de escala
Os sistemas de pagamento automatizados são escaláveis. Ou seja, independentemente do tamanho da empresa, do número de colaboradores ou do volume de transações comerciais realizadas, os programas de software de pagamentos adaptam-se e respondem, sem ser necessário, por exemplo, estar a contratar mais pessoas para fazer face ao que seria, caso o sistema fosse manual, um aumento da carga de trabalho.
Libertação de recursos
Tal como se vai constatando em várias outras componentes de um negócio, também aqui a automatização permite libertar tempo e recursos para tarefas suscetíveis de maior criação de valor e nas quais a intervenção humana seja mais diferenciadora.
Ao contrário do que acontece com processos manuais, os colaboradores não perderão tanto tempo e esforço na resolução de problemas nos pagamentos, na realização de tarefas rotineiras e repetitivas ou na resposta a solicitações e pedidos de esclarecimento dos fornecedores e outros stakeholders, graças à maior transparência e acompanhamento em tempo real dos pagamentos.
Para além das inúmeras vantagens da automatização dos pagamentos, esta irá também trazer fortes alterações àquilo que foram, até agora, os departamentos financeiros e de contabilidade das empresas. Por não terem de estar focados no processamento de pagamentos, abre-se espaço para um trabalho de cariz mais estratégico e de análise aprofundada.
Muitos são os que defendem que os departamentos de contabilidade poderão ter um papel mais preponderante nas empresas. Nomeadamente pela possibilidade que têm de se tornarem parceiros estratégicos na gestão da liquidez empresarial e apoio ao negócio.
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por Maria Ana Barroso
